Automação de e-mail marketing: 5 motivos para usar no seu negócio

Automação de e-mail marketing é um termo muito importante para quem tem o desafio de captar e nutrir leads. Utilizar e-mail marketing é uma estratégia essencial para muitos negócios e faz parte do inbound marketing. 

No entanto, quando feita manualmente, exige considerável quantidade de tempo e também torna-se mais sujeita a erros. Principalmente se houver um mailing muito extenso ou se os e-mails estiverem estruturados em diferentes campanhas ou ações diferentes.

Nesse contexto, você já conhece a importância da automação de e-mail marketing? Este post vai esclarecer de uma vez por todas essa e outras questões que você precisa saber sobre o assunto. Além disso, trazemos 5 principais razões pelas quais vale a pena investir nessa estratégia. Confira!

O que é automação de e-mail marketing?

Significa utilizar tecnologia para otimizar etapas do trabalho com e-mail marketing, facilitando esse procedimento e tornando-o mais simples e certeiro para as empresas.

Desse modo, diversas ações como disparo a bases segmentadas, podem ser configuradas/programadas para acontecer automaticamente, de modo personalizado, conforme as especificações que o cliente precisar ou desejar.

Isso torna o fluxo muito mais ágil e eficaz, auxiliando a empresa a focar em seu negócio e no que é de fato estratégico para ele, tendo esses recursos de tecnologia como aliados no processo de captação e nutrição de seus potenciais clientes.

Principais características da automação de e-mail marketing

Abordando especificamente o e-mail marketing, para que possamos falar das vantagens de sua automação, algumas características devem ser consideradas.

Muitas vezes o recurso de automação de e-mail marketing está dentro de uma ferramenta de automação mais completa, como uma das funcionalidades fundamentais para maior sucesso nesse objetivo, podendo estar também inserido em uma estratégia de inbound.

Logo, uma vez que uma estratégia de inbound contempla conceitos de topo, meio e fundo de funil e ações para atrair a atenção do lead e nutri-lo de acordo com cada etapa da jornada de compras em que se encontra, ter uma ferramenta de automação de marketing ajuda a “sincronizar” melhor essas ações com as demais executadas nessa estratégia, para que elas sejam feitas no tempo adequado.

Assim, garante-se mais facilmente que o lead receba aquela comunicação de forma certeira e chegue mais qualificado às equipes de vendas, ou seja, em um estágio do conhecimento do problema ou tomada de decisão que já lhe permita estar mais propenso a fechar um negócio.

Isso porque muitos esforços podem não surtir efeito caso esse timing na estratégia não esteja ajustado e esse é um ponto muito importante a ser considerado, pois impacta diretamente no investimento, na conversão e no “time to market”.

Características para implantar

Implantar uma ferramenta exige que se leve em conta, portanto, as características do e-mail marketing. O trabalho com ele está dividido em pilares e é preciso observá-los, estudá-los e acompanhá-los adequadamente, para sucesso da estratégia.

Explicamos abaixo um pouco do que significa, em resumo, cada:

1. Segmentação e personalização: uma das principais características que vamos abordar é justamente por onde tudo começa. Para poder fazer um adequado planejamento de marketing utilizando e-mail marketing é necessário entender qual o público que se quer atingir e personalizar as peças. E-mail marketing padrão pode não funcionar para todo o público, principalmente se ele não for homogêneo. É preciso entender exatamente quem são as pessoas que irão receber, suas principais características, o perfil e demais informações que ajudem a segmentar adequadamente e atingir o lead certo.
2. Nutrição do lead: em seguida, é necessário buscar a nutrição desse lead. Ou seja, a frequência com que os e-mails serão recebidos, em função de que ação, data ou conveniência, estabelecendo um fluxo que permita criar engajamento e relacionamento com o cliente, em uma sequência lógica de ações que o levem à possível fidelização, além da conversão.
3. Monitoramento: monitorar significa estar sempre atento à performance da estratégia de e-mail marketing para o negócio, observando indicadores como taxa de abertura de e-mail, tempo de exposição e conversão. Isso pode sugerir quando evoluir e ensejar que se faça mudanças efetivas no planejamento estratégico que permitam ajustar esses problemas e desenvolver comunicação mais “assertiva”.

Uma ferramenta de automação de marketing torna mais fácil e confiável cada um desses pontos, permitindo que a empresa tenha uma visão muito mais clara do trabalho e de seus resultados.

Como funciona na prática?

De maneira simples e direta, a automação de e-mail marketing começa a ser implementada com a definição de uma estratégia, que parte de um estudo sobre objetivos e público, ditando os passos a serem seguidos. 

Para começar, no entanto, é preciso que esse público de alguma forma concorde em receber novidades e conteúdo da empresa, por meio do fornecimento voluntário de endereços de e-mail, por exemplo. Isso pode ser conseguido com a disponibilização de um material rico oferecido gratuitamente mediante um cadastro. E esse é outro ponto em que ferramentas de automação de e-mail marketing podem ajudar.

Especialmente agora com a LGPD (lei nº 13.709), é importante que as empresas se atentem sempre ao consentimento dos clientes. Algumas ferramentas já disponibilizam recursos assim para tornar tudo mais prático, como o opt-in, em que o receptor pode, por meio de uma caixa de identificação (geralmente com uma call-to-action como “Receba nossas novidades”), manifestar sua vontade.

É por isso também que uma estratégia de conteúdo e inbound bem feita é tão importante: traz o potencial cliente voluntariamente para o seu negócio! 

Depois, pode-se implementar um software que seja capaz de fazer o gerenciamento dessa comunicação, permitindo a customização das configurações necessárias para automatizar o trabalho em todas as etapas, de acordo com a preferência de cada cliente. Por exemplo, é possível programar a ferramenta para envio de e-mails sequenciais, dividir por grupos e mailings diferentes e estabelecer sequência de e-mails para cada um deles.

Tudo começa ao criar um fluxo. Identificadas as personas que irão receber os e-mails e a estruturação da jornada de compras, cria-se as segmentações e as listas de leads, partindo para a preparação dos e-mails propriamente ditos (conteúdo, artes e revisão), construção das automações na ferramenta (software escolhido) e, depois, o monitoramento desse indicadores, também presentes nesse recurso.

Em tal ponto, vale lembrar que embora a automação de e-mail marketing facilite muito a vida das empresas, um bom conteúdo e uma peça preparada com a linguagem certa e o tom de voz ajustado é requisito indispensável para aumentar suas vendas com marketing digital.

Motivos para fazer automação de e-mail marketing

Dadas as características citadas, algumas vantagens se destacam ao fazer automação de e-mail marketing:

1. Ajuda a segmentar e a otimizar sua estratégia de vendas

A automação torna mais fácil trabalhar com a segmentação adequada. Isso porque mesmo que a empresa já a tenha definido em um planejamento de marketing prévio, por exemplo, conduzir manualmente pode permitir que com o tempo e especialmente com um volume mais alto de e-mails aconteçam falhas ou descontinuação de listas, prejudicando esse controle adequado.

Além disso, auxilia a estratégia de vendas e o marketing em si, tornando mais simples a evolução de oportunidades no funil de vendas. Utilizar automação de e-mail marketing acaba então diminuindo o ciclo de vendas e o custo de aquisição de clientes, aumentando a retenção e também a fidelização deles, o que é extremamente vantajoso para as empresas.

2. Estabelece um fluxo correto de nutrição

Para que seja possível pensar em um approach adequado, é preciso personalizar ações e trabalhar com estratégias flexíveis e atenção.

Com a automação de e-mail marketing é possível estabelecer qual e-mail vai para determinado grupo e até fazer testes A/B, para ver qual modelo tem maior aceitação. Ter diferentes tipos de e-mail e previsão de situações nas quais usá-los, customizando todo o processo, ajuda a adaptar a linguagem, aproximar, passar confiança e a estabelecer um fluxo mais voltado aos interesses e às necessidades daquele lead.

3. Auxilia a monitorar e controlar suas ações

Se as métricas apontadas pela ferramenta de automação não forem positivas, como,  por exemplo, baixa abertura de e-mails, o problema pode estar no título (que tem que ser chamativo e curto) ou mesmo no perfil do mailing, entre outras causas.

Assim, além de ajudar a monitorar a performance dos e-mails marketing como um todo e do quanto tem dado certo investir nisso ou não, ajuda a pensar em como melhorar abordagens, otimizar o conteúdo e ver o que mais se encaixa, para uma estratégia customizada completa.

4. Otimização de tempo

Preparar e-mail marketing, planejar, enviar e mensurar são tarefas essenciais para muitos negócios, mas ao mesmo tempo, tomam tempo e também estão sujeitas a erros, especialmente com uma quantidade muito grande de pessoas no mailing ou várias ações diferentes para promover utilizando esse recurso.

Com a automação de e-mail marketing poupa-se tempo com todas essas coisas mais automáticas que podem ficar previamente definidas, liberando a agenda para o time de marketing focar no negócio.

5. Análise e segurança

Ter uma ferramenta de e-mail marketing torna o processo mais mensurável e prático, ajudando a empresa a não trabalhar no escuro quanto a esses indicadores, elevando o nível de análise. Além disso, ajuda a descobrir, identificar e a resolver falhas, contribuindo para que a estratégia atinja o esperado.

Como criar uma estratégia de e-mail e automação?

Para criar uma estratégia, que é o ponto inicial, tenha em mente as seguintes etapas, que representam importantes processos muitas vezes contínuos, os quais fazem parte da realidade de toda empresa que investe em automação de e-mail marketing:

Ativação e segmentação

A ativação é o start em sua campanha, após validação da estratégia. Nesse ponto, os principais objetivos, públicos, ações, formatos e até mesmo um calendário, prevendo as principais  datas e ocasiões em que os e-mails serão utilizados já estão minimamente definidos e é preciso ativar a sua lista de contatos.

Ou seja, verificar se a base de leads em e-mail que sua empresa tem ainda é sólida, se não está desatualizada, se os e-mails ainda são válidos e se as informações ainda correspondem aos objetivos da empresa naquele momento. Depois, com a definição dos possíveis leads “ativos”, a automação pode ser programada e iniciada.

Tração

A tração representa o investimento de esforço sobre um potencial cliente ou uma base deles. Ela é contínua.

Clientes que não receberam um e-mail por ainda não estarem cadastrados em sua base anteriormente, por exemplo, devem ser constantemente analisados para que se possa incluí-los e nutri-los sempre dentro da mesma estratégia dos demais, de acordo com cada segmentação.

Conforme a base for recebendo novos leads, é importante que o esforço de tração seja revisto e novas ações possam ser incluídas para que esses potenciais clientes também passem a receber o conteúdo certo para eles. 

Assim, o e-mail marketing é um canal de tração e o conteúdo dá suporte a ele. Nesse quesito, é relevante ainda lembrar que um lead scoring auxilia a entender o nível de interesse dos contatos, o que ajuda a focar esforços mais certeiros.

Otimização

Ao estabelecer um fluxo de nutrição de leads via e-mail, a empresa estreita relacionamentos e mantém sempre a comunicação direcionada e segmentada, falando na hora certa, pelo canal certo, com o público certo.

Nesse ponto, cabe ressaltar que é preciso ainda um equilíbrio. Ao otimizar sua estratégia com os e-mails, principalmente se valendo de feedbacks como as taxas de abertura ou de eventual rejeição, você precisa pensar sempre em procurar abordar o cliente na medida apropriada. Isso pode significar até mesmo reduzir a quantidade de envios.

Na hora de otimizar suas campanhas de e-mail marketing por meio da automação, por exemplo, é então muito importante respeitar uma frequência aceitável, com a ajuda do monitoramento constante, de modo a não tornar-se uma comunicação inconveniente.

Crescimento

Por fim, para escalar sua base de leads, investir em conteúdo é essencial e trabalhar com um lead scoring, mais uma vez, é um grande diferencial, pois ajuda a ter um “termômetro” de seu público receptor.

Desse modo, soluções personalizadas como a automação de marketing, atreladas a uma boa estratégia e um bom conteúdo a ser oferecido, podem colaborar para que a equipe consiga não só idealizar, mas principalmente com base nesse entendimento citado transformar em realidade as melhores práticas para a conquista de resultados reais.

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